Newsletter der Universität Göttingen

Neue Homeoffice-Regelung / Rules for working from home updated

Gemeinsam mit dem Personalrat hat die Hochschulleitung entschieden, die vor zwei Wochen gefassten Regelungen zur Anwesenheit bei nicht homeofficegeeigneten Arbeitsplätzen geringfügig anzupassen. Mit der Regelung wird versucht, die Belange der Universität, des Gesundheitsschutzes und der betroffenen Mitarbeiter*innen bestmöglich zu berücksichtigen. Freistellungen sind dann zu gewähren, wenn alle anderen Möglichkeiten, zum Beispiel auch teilweises arbeiten, ausgeschöpft sind. Freistellungen sind bei der Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung zu beantragen. Dort werden auch jederzeit gerne offene Fragen beantwortet.

Die geltende Homeofficeregelung wurde nur sprachlich konkretisiert, inhaltlich jedoch nicht verändert.

Nach Ermessen der Krisenstabsleitung in Abhängigkeit des Infektionsgeschehens in Göttingen und Umgebung sowie gemäß den gültigen Verordnungen und Richtlinien des Landes Niedersachsen und der Bundesregierung sind ab dem 25. Januar 2021 die folgenden zusätzlichen Regelungen für die Stufe 3 (rot) des COVID-19-Stufenplans der Universität Göttingen zur Anwesenheit / zum Homeoffice anzuwenden. Diese zusätzlichen Regelungen gelten maximal so lange, bis sich die Universität wieder in Stufe 2 (orange) des COVID-19-Stufenplans befindet.

Homeofficegeeignete Arbeitsplätze

Soweit es der Arbeitsplatz und die technischen Voraussetzungen ermöglichen (Arbeitsplatz homeofficegeeignet), ist die Arbeit im Homeoffice wahrzunehmen. Jede Führungskraft hat hier ein nach den Erforderlichkeiten der Einrichtung und des Gesundheitsschutzes ausgewogenes Konzept von Präsenz und Homeoffice zu erstellen. Vor dem Hintergrund des Beschlusses der Bundeskanzlerin und der Regierungschef*innen der Länder ist die Präsenz vor Ort auf das funktional notwendige Minimum zu reduzieren.

Die Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit im Homeoffice gelten unverändert fort, das heißt, alle tatsächlich erbrachten Zeiten sind über ESS zeitnah händisch einzutragen. Vor Ort ist unverändert die Arbeitszeit elektronisch zu erfassen.

Sofern aufgrund der dienstlichen Gegebenheiten Mehrfachräume von mehreren Personen genutzt werden müssen (Mehrfachbüros sind in dieser Phase nicht zu nutzen!), ist dies mit der Stabsstelle Sicherheitswesen und Umweltschutz abzustimmen und eine entsprechende Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Je nach Beurteilung wird dann im Einzelfall und nach Rücksprache mit der Personalabteilung das weitere Vorgehen entschieden.

Kann die Arbeit im Rahmen des Homeoffice aufgrund von Betreuungspflichten nicht geleistet werden, sind die geltenden Freistellungsmöglichkeiten beziehungsweise Erholungsurlaub oder Zeitausgleich zu nehmen.

Nicht homeofficegeeignete Arbeitsplätze

Mitarbeiter*innen, die ihren nicht homeofficegeeigneten Arbeitsplatz in der aktuellen Situation auch vor dem Hintergrund der geltenden Hygiene- und Abstandsregelungen unverändert wahrnehmen können, sind wie gewohnt vor Ort tätig und erfassen ihre Arbeitszeit über das dortige Zeiterfassungsgerät.

Mitarbeiter*innen, die ihren nicht homeofficegeeigneten Arbeitsplatz in der aktuellen Situation auch vor dem Hintergrund der geltenden Hygiene- und Abstandsregeln und/oder unter Nutzung von Wechselschichtmodellen ganz oder teilweise nicht wahrnehmen können,

• sind neben der Teilwahrnehmung des eigenen Arbeitsplatzes zunächst andere angemessene, möglichst gleichwertige Tätigkeiten (vorzugsweise auch homeofficegeeignete Tätigkeiten) innerhalb der Einrichtung oder auch einrichtungsübergreifend nach konstruktiver Absprache durch die Führungskraft zu übertragen.
• Sofern dies nicht möglich ist, sind Guthabenstunden der Rot- und Gelbphase abzubauen.
• Erst nach den unter (1) und (2) genannten Punkten sind diese Personen von der Arbeitsleistung unter den im Folgenden genannten Bedingungen entsprechend freigestellt oder teilfreigestellt:
• Von den Dekanats-, Abteilungs- und Stabsstellenleitungen sowie den Leitungen der Zentralen Einrichtungen sind in Form einer Liste diejenigen Mitarbeiter*innen an die Personalabteilung (per Email an personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de) zu melden, die aufgrund der aktuellen Gegebenheiten (einschließlich der einzuhaltenden Hygiene- und Abstandsregelungen sowie aufgestellter Wechselschichtpläne) ihre Arbeit oder anderweitig gemäß (1) übertragene Tätigkeiten nicht entsprechend ihrer individuellen Arbeitszeit vor Ort erledigen können. Soweit vor Ort die Arbeit nur in geringerem Umfang hygienebedingt oder mangels vorhandener Aufgaben von Mitarbeiter*innen erbracht werden kann, kann eine teilweise Freistellung von der Arbeitsverpflichtung erfolgen. Die in dieser und den folgenden Aufzählungen genannten Voraussetzungen und Verfahren gelten entsprechend.
• Die Arbeitszeit wird zentral durch die Personalabteilung in Höhe der individuellen Sollarbeitszeit erfasst.
• Kommunikationspflichten zwischen Mitarbeiter*innen und Führungskräften:
  Eine zeitlich angemessene Kommunikation über die aktuellen Gegebenheiten am Arbeitsplatz zwischen den*dem betroffenen Mitarbeiter*innen und den zuständigen Führungskräften ist verpflichtend (Bring- und Holschuld)!
  Diese hat mindestens wöchentlich, in der Regel – wenn nicht anders erforderlich – nicht häufiger als jeden zweiten Tag, in gegenseitiger Absprache per Telefon, E-Mail oder Videokonferenz zu erfolgen! Sollten sich die Gegebenheiten am Arbeitsplatz verändern, ist durch die zuständige Führungskraft zu prüfen, ob am Arbeitsplatz (der einzuhaltenden Hygiene- und Abstandsregelungen) die übertragenen Tätigkeiten durch die*den betroffene Mitarbeiter*in wiederaufgenommen werden können oder müssen. In diesem Fall sind dann wieder die vorherigen Punkte dieser Regelung anzuwenden.
• Die*Der betroffene Mitarbeiter*in bietet im Rahmen ihres*seines individuellen Arbeitszeitmodells ihre*seine Arbeitsleistung an und steht daher entsprechend zur Verfügung. Sollte dies zum Beispiel aufgrund von Betreuungspflichten nicht möglich sein, gelten dieselben Regelungen wie für Mitarbeiter*innen mit einem homeofficegeeigneten Arbeitsplatz. Es sind dann die Freistellungsmöglichkeiten für die Wahrnehmung von Betreuungspflichten zu nutzen beziehungsweise Erholungsurlaub oder Zeitausgleich zu nehmen.

English translation provided for informational purposes. If the English and German versions allow different interpretations, the German version should be followed.

Together with the Personalrat (staff council), the University management has decided to make slight adjustments to the regulations which were adopted two weeks ago, regarding attendance onsite when there is no suitable workplace at home. The regulation attempts to take into account the interests of the University, health protection and those concerned as best as possible. Time off is to be granted when all other options, for instance part-time working, have been exhausted. Applications for leave of absence must be submitted to the HR Department. They will also be happy to answer any questions at any time.

The only change to the current regulations about working from home is that the language has been made more specific; however, the content has not changed.

At the discretion of the Krisenstab (crisis management team), and depending on the infection numbers in Göttingen and the surrounding area, and in accordance with the up-to-date regulations and guidelines of the State of Lower Saxony and the Federal Government, the following additional regulations for level 3 (red) of the University of Göttingen’s COVID 19 3-level system regarding onsite attendance / working from home are to be applied from Monday 25 January 2021. These additional regulations shall apply for a maximum period until the University is again at level 2 (orange).

1. Work that can be carried out from home

As far as the conditions at home and the technical requirements allow (ie the home is suitable as a workplace), work shall be carried out from home. Each manager must draw up a balanced plan regarding attendance onsite and working from home according to the requirements of the institution. Bearing in mind the decision of the German Chancellor and the heads of government of the states, onsite presence is to be reduced to a minimum.

The regulations regarding recording working time when working remotely continue to apply unchanged, ie all time actually worked must be entered manually in a timely manner via ESS. Onsite working time should continue to be recorded electronically.

If spaces have to be used by several people due the requirements of the service, this must be agreed with the Safety/Environmental Section and a corresponding risk assessment has to be prepared. Please avoid having multiple occupancy offices at this time! Depending on the assessment, the next steps will be agreed on a case-by-case basis and after consultation with the HR Department.

If the work cannot be done from home due to caring duties, the appropriate options to take leave or annual leave or use time-in-lieu must be used.

2. If working from home is not possible

If it is not possible to work from home, staff may continue to work onsite as usual and record their working time electronically onsite, as long as the appropriate health, hygiene and distancing regulations are followed.

People who cannot perform their duties onsite in whole or in part, even when taking the appropriate health, hygiene and distancing measures and/or by using a rotating shift model:

1. In addition to the part-time performance of their own duties onsite, are to be assigned alternative appropriate, preferably equivalent, duties (preferably duties that can be carried out from home) within the institution or across the wider workplace following constructive consultation with the manager.
2. If this is not possible, hours worked overtime (especially if total worktime is in the red or yellow levels) are to be reduced.
3. Only after consideration of the two points above should people be released from work under the conditions mentioned below:
   • The heads of the deaneries, departments and staff units as well as the heads of the central facilities shall make a list for the HR Department (email: personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de). The list should show those who, due to the current circumstances (including the required health, hygiene and distancing regulations), cannot carry out their duties or alternative duties assigned under the first point (1) in accordance with their individual working hours onsite. Insofar as the work can be carried out to a lesser extent onsite due to hygiene reasons or due to a lack of appropriate tasks, partial release from work duties may be granted. The conditions and procedures mentioned in this and the following apply accordingly.
   • The working time is recorded centrally by the HR department to match the individual’s target number of hours.
   • Requirement to keep in contact: an appropriate communication about the up-to-date circumstances at the workplace between the employees concerned and their supervising managers is obligatory for both. This has to take place at least once a week, as a rule not more frequently than every second day unless otherwise required, whether by telephone, email or video conference as mutually agreed. If circumstances at the workplace change, the responsible manager must check whether the activities that have been reassigned to the individual can or must be resumed at the workplace (taking into consideration the health, hygiene and distancing regulations) by the employee concerned. In this case, the previous points of this regulation must be applied again.
   • The employee concerned shall offer his or her work within the framework of his or her individual working time model and is therefore available accordingly. If this is not possible, for example due to caring obligations, the same regulations apply as for persons with a workstation suitable for working from home. In this case, the options to take time off to fulfil caring obligations must be used, or annual leave, or time-in lieu.