Ausnahmegenehmigungen für Auslandsdienstreisen während der Covid-19-Pandemie / Approval for business travel abroad during the Covid-19 pandemic
Bisher mussten alle Auslandsdienstreisen durch den Krisenstab genehmigt werden – und zwar in allen Stufen des Stufenplans. Da sich die Universität Göttingen seit Längeren (seit 14. Juni 2021) in der Stufe 1: Stabil niedriges Infektionsgeschehen befindet, sind ab Montag, 30. August 2021, wieder die Fakultäten und Einrichtungen für die Erteilung der Ausnahmegenehmigungen für Auslandsdienstreisen in der Stufe 1 und Stufe 2 des COVID-19-Stufenplans zuständig. Das heißt: Solange sich die Universität in den Stufen 1 und 2 des COVID-19-Stufenplans befindet, erfolgt die Genehmigung von Auslandsdienstreisen wieder, entsprechend den regulären Zuständigkeitsregelungen bei Dienstreisen vor März 2020, durch die*den Dekan*in der jeweiligen Fakultät oder durch die Einrichtungsleitung. Eine Delegation auf die*den Fakultätsreferent*in oder die*den Geschäftsführer*in ist möglich.
Auslandsdienstreisen sind nur nach Maßgabe der nachfolgenden Einschränkungen und Vorgaben zulässig:
Auf Dienstreisen sollte vor dem Hintergrund der weiterhin bestehenden pandemischen Lage und zum Schutz der Mitarbeiter*innen vor einer gesundheitlichen Gefährdung weitestgehend verzichtet werden. Dienstreisen sollten nach Möglichkeit durch technische Lösungen ersetzt werden.
Erforderliche Auslandsdienstreisen sind nur ausnahmsweise genehmigungsfähig, wenn im Einzelfall eine unabwendbare Notwendigkeit dargelegt wird. Die Notwendigkeit muss angesichts des Risikos einer möglichen Ansteckung während einer Dienstreise gewissenhaft geprüft und gegebenenfalls begründet werden. Durch die Vorgesetzten sind an das Merkmal der zwingenden Notwendigkeit beziehungsweise unabwendbaren Erforderlichkeit von Dienstreisen höchste Anforderungen zu stellen. Einer Dienstreisegenehmigung muss eine Gefährdungsbeurteilung beigefügt werden. Diese sollte eine Risikoeinschätzung enthalten, die die Empfehlungen des des Auswärtigen Amtes und des Robert-Koch-Instituts (RKI) berücksichtigt und den Impfstatus der*des Dienstreisenden sowie ein mögliches Quarantäneerfordernis und die damit verbundenen Kosten für die Fakultät/Einrichtung einbezieht.
Bei Reiserückkehr wird dringend empfohlen, einen Coronatests vor Betretung des Campus durchführen zu lassen.
Dienstreisen in Virusvariantengebieten entsprechend der Einstufung des RKI sind grundsätzlich untersagt.
Eine bereits erteilte Dienstreisegenehmigung für eine Auslandsdienstreise ist zu widerrufen, wenn das Zielgebiet der Dienstreise nach dem Genehmigungszeitpunkt als Virusvariantengebiet eingestuft wird oder durch Änderungen der Einreise- und Quarantänevorschriften dem Zweck der Dienstreise widerspricht beziehungsweise die Durchführung des Dienstgeschäftes unwirtschaftlich macht.
Soweit sich die Universität in der Stufe 3 des COVID19-Stufenplans befindet, sind Auslandsdienstreisen nicht möglich. Ausnahmeentscheidungen sind weiterhin über die zentrale Reisekostenstelle von der Krisenstabsleitung als Einzelfallentscheidung zu treffen.
Nähere Informationen finden Sie auf der Homepage der Universität / Coronavirus: Informationen A-Z / Stichwort „Dienstreisen“ (www.uni-goettingen.de/de/625308.html).
Up to now, all business trips abroad had to be approved by the Krisenstab (crisis management team) at all three levels of the University’s colour-coded system. Since the University of Göttingen has been at level 1 (stable, low infection rate) for quite some time (since 14 June 2021), from Monday 30 August, the faculties and institutions will be responsible for approving business travel abroad in level 1 and 2 of the COVID-19 colour-coded system. This means that as long as the University is at level 1 or 2, the approval of international business trips can be carried out by the dean of the relevant faculty or by the head of the institution, in accordance with the standard regulations about approval for signing off business trips (as before March 2020). Delegation to the faculty manager or the managing director is allowed.
Business trips abroad are only permitted subject to the following restrictions and requirements:
Business trips should be avoided as far as possible in view of the continuing pandemic situation and in order to protect staff from risks to their health. Where possible, an online alternative to the business trip should be found.
Those trips that are absolutely necessary can be approved only if it can be clearly demonstrated that there is no other option in this particular case. In view of the risk of possible infection during a business trip, the case must be carefully examined and, where necessary, justified. When considering whether a trip is absolutely necessary, supervisors must be completely satisfied that the case meets the strictest criteria for being both compelling and unavoidable. A risk assessment must be attached to the business trip case. This risk assessment should take into account the recommendations of the German Foreign Office and the Robert Koch Institute (RKI), and should include the vaccination status of the official traveller as well as the possible requirement for quarantine and the associated costs to the faculty/institution.
When returning from a trip, it is strongly recommended to get a coronavirus test before coming on Campus.
As a rule, business trips in areas of variants of concern (according to the RKI), are prohibited.
Approval already issued for a business trip abroad must be cancelled if the destination is reclassified as an area of variant of concern after the date of approval or if changes to the entry and quarantine regulations contradict the purpose of the business trip or make the trip uneconomical.
If the University is at level 3, travel abroad is not possible. Exceptions would still be approved by the Krisenstab via the Central Travel Cost Center on a case-by-case basis.
You can find more information on the University’s webpage for Coronavirus Information A-Z (www.uni-goettingen.de/en/625308.html) under „Business travel“.