Videokonferenzen und Datenschutz / Video conferencing and data protection
Liebe Studierende, liebe Lehrende, liebe Mitarbeiter*innen,
Videokonferenzen sind zu einem der zentralen Elemente der Kommunikation in allen Bereichen der Universität Göttingen geworden: Lehre, Forschung oder Gremienarbeit sind zurzeit ohne Videokonferenzen kaum denkbar. Inzwischen können wir auf ein ganzes Jahr voller Erfahrungen mit Videokonferenzen zurückblicken. Alleine im vergangenen Wintersemester 2020/21 haben rund 240.000 Videokonferenzen stattgefunden. Auch wenn sich vielleicht noch keine Normalität eingestellt hat, so fand zweifelsohne eine Weiterentwicklung statt – sowohl persönlich als auch an unserer Universität als Ganzes.
Aber auch die Möglichkeiten für Videokonferenzen unterliegen einer ständigen Weiterentwicklung, technisch und bezüglich der rechtlichen Vorgaben. Die GWDG bietet für die Universität Göttingen sowohl Big Blue Button (BBB) als auch Zoom als Videokonferenzsysteme an. BBB ist das vorrangige System und soll überall dort genutzt werden, wo dies möglich ist. Datenschutzrechtlich ist BBB durch den Eigenbetrieb die geeignete Plattform für Kommunikation mit Schutzbedarf.
Gegenüber den Anfängen im Frühjahr 2020 hat die GWDG den Dienst deutlich ausgebaut und die Entwickler*innen haben viel Energie investiert, um die Software auch für Gruppen mit über 30 Teilnehmer*innen auch mit Videobild stabil zu machen. Auch für mittelgroße Vorlesungen, bei denen nur wenige Menschen mit Bild und Ton teilnehmen und die anderen nur zuhören, hat sich BBB zwischenzeitlich bewährt. Die Funktionalität von BBB bei den einzelnen Teilnehmer*innen einer Konferenz hängt aber von der individuellen Ausstattung wie Bandbreite, Endgerät und Einstellungen ab, da BBB den Webbrowser verwendet und keinen eigenen Client anbietet, der dynamisch Anpassungen zu Bandbreite und Qualität vornehmen kann.
Inzwischen hat sich BBB zu einem viel genutzten und sicheren Baustein in der digitalen Lehre entwickelt, der auch über die „Corona-Semester“ hinaus weiter zur Verfügung stehen wird. Der entscheidende Vorteil von Big Blue Button bleibt: Der Einsatz ist DSGVO-konform und die persönlichen Daten der Teilnehmer*innen bleiben auf den Servern der GWDG.
Das gilt für Zoom leider nicht uneingeschränkt. Daher darf Zoom auch nur dort eingesetzt werden, wo BBB nicht funktioniert. Dabei geht es nicht um persönliche Vorlieben, sondern um die Notwendigkeit, den laufenden Lehr- und weiteren Hochschulbetrieb effektiv aufrecht zu erhalten. Und zurzeit sehen wir für Videokonferenzen mit vielen Teilnehmer*innen und große Vorlesungen weiterhin keine funktional gleichwertige und datenschutzrechtlich bessere Alternativen zu Zoom.
Das verpflichtet uns aber alle gleichermaßen, alle möglichen Maßnahmen zum Schutz der Teilnehmer*innen und ihrer Daten vorzunehmen und sorgfältig abzuwägen. So haben die Studierenden das Recht, an Zoom-Konferenzen anonym über den Webbrowser teilzunehmen, Aufzeichnungen dürfen nur mit Zustimmung aller identifizierbaren Teilnehmer*innen erfolgen. Achten Sie bitte besonders darauf, Aufzeichnungen in Zoom nie in der Zoom-Cloud, sondern nur lokal zu speichern. Die einzelnen Teilnehmer*innen haben die Aufgabe, ihre Einstellungen zu Cookies passend zu wählen.
Datenschutz mag hin und wieder etwas unbequem sein, ist aber eine wichtige Aufgabe, deren Lösung uns alle angeht. Studierende und Beschäftigte haben ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung und sollten nicht ohne Not zu einer Datenpreisgabe in einer externen Cloud gezwungen werden. Als Organisator*innen von Videokonferenzen sind wir letztlich dafür verantwortlich, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
Die GWDG betreibt zurzeit auch eine on-premise-Version von Zoom. Jedoch zeichnet sich ab, dass es hier Einschränkungen im Funktionsumfang von Zoom geben kann, die man individuell berücksichtigen muss. Wenn es hierfür ein breiteres Angebot gibt, werden wir darüber informieren.
Mit besten Grüßen
Prof. Dr. Metin Tolan
Präsident
Prof. Dr. Norbert Lossau
Vizepräsident für Digitalisierung und Infrastrukturen
Dear Students, dear Teachers, dear Colleagues,
Video conferences have become one of the key features of communication in every area of the University of Göttingen: teaching, research and committee work are currently unimaginable without videoconferencing. At the same time, we can look back on a whole year of experience using videoconferencing. In the winter semester 2020/21 alone, around 240,000 video conferences took place. Even though normality may not have set in yet, there have undoubtedly been further developments – both at a personal level and at our University as a whole.
However, the options for videoconferencing are also subject to constant development, both technically and in terms of legal requirements. The GWDG offers both Big Blue Button (BBB) and Zoom as video conferencing systems for the University of Göttingen. BBB is the primary system and should be used wherever possible. In terms of data protection law, BBB is the appropriate platform for communication where there is a data-protection requirement because of its in-house operation.
Compared to when it first started in spring 2020, the GWDG has significantly expanded the service and the developers have invested a lot of energy in making the software stable for groups with more than 30 participants, even when using video. In the meantime, BBB has also proven itself for use for medium-sized lectures, where only a few people participate with video and sound and the others just listen. However, the functionality of BBB for the individual participants at a conference depends on each individual’s set-up – bandwidth, end device and settings, etc – as BBB uses a web browser and does not offer its own client that could make adjustments to bandwidth and quality in real time.
In the meantime, BBB has developed into a much-used and secure building block of digital teaching, which will continue to be available beyond the „Corona-Semester“. The key benefit of Big Blue Button remains: its use is DSGVO-compliant and the participants‘ personal data remains on the GWDG servers.
Unfortunately, this is not always the case when using Zoom. Therefore, Zoom may only be used where BBB does not work. This is not a question of personal preferences, but about the requirement to maintain the effective running of teaching and other university business. At the moment, we still do not see any functionally equivalent and data-protection-compliant alternatives to Zoom for video conferences involving many participants and large lectures.
However, this obliges us all equally to take all possible measures to protect the participants and their data and to consider them carefully. For example, students have the right to participate in Zoom conferences anonymously via the web browser, and recordings may only be made with the consent of all identifiable participants. Please take special care never to store recordings in Zoom in the Zoom cloud, but only locally. It is the responsibility of the individual participants to choose their own appropriate cookie settings.
Data protection may be somewhat inconvenient from time-to-time, but it is an important responsibility and we are all involved in finding solutions. Students and employees have the right to decide personally what private information should be communicated to others, and should not be forced to unnecessarily disclose data into an external cloud. As organisers of videoconferences, we are ultimately responsible for complying with the law.
In addition, the GWDG currently runs an on-site version of Zoom. However, it is becoming apparent that there may be limitations in the range of functions of Zoom that must be taken into account individually. If there is a service available more widely, we will inform you.
With best wishes,
Professor Metin Tolan
President
Professor Norbert Lossau
Vice-President for Digital Transformation and Infrastructure