Newsletter der Universität Göttingen

Regelungen zum Präsenzbetrieb und zu Homeoffice ab 1. Oktober / Regulations for working on-site and from home from October 1

Regelungen zum Präsenzbetrieb und zu Homeoffice einhergehend mit der Ausnahme von den Dienstvereinbarungen Arbeitszeit an der Georg-August-Universität ab 01.10.2020

Ziel:

Ziel der zwischen dem Personalrat und der Dienststelle abgeschlossenen Regelungsabrede zur Ausnahme der Dienstvereinbarungen Arbeitszeit ist der schrittweise Übergang des reduzierten Lehr- und Forschungsbetriebs zu einem überwiegenden Präsenzbetrieb unter Wahrung der geltenden Abstands- und Hygieneregeln und durch gezielten Einsatz unterstützender moderner Arbeitsmethoden wie Homeoffice oder Schichtbetrieb bei gemeinschaftlich genutzten Bereichen, um die pandemiebedingten Hygienevorgaben einhalten zu können.

Die nationale und internationale Lage lässt eine Rückkehr zum universitären Vollbetrieb in Präsenz derzeit noch nicht zu, dennoch besteht zunehmend der Wunsch und das Erfordernis, in den Präsenzbetrieb zurückzukehren. Selbstverständlich spielt die Einhaltung der geltenden Hygienevorschriften dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam mit dem Personalrat wurde daher folgende Regelung beschlossen:

• Nutzung der Einzelbüros in Präsenz grundsätzlich vorrangig gewünscht, es sei denn, dass durch die weiteren räumlichen Gegebenheiten die Abstands- und Hygieneregeln nicht eingehalten werden können.
• Nutzung der Mehrfachbüros ist grundsätzlich möglich, soweit die Abstands- und Hygieneregeln eingehalten werden können. Ebenso muss eine ausreichende Lüftung gewährleistet sein.
• Nutzung von Homeoffice als weitere den Infektionsschutz unterstützende Maßnahme, wenn die im Folgenden genannten Voraussetzungen erfüllt sind.

Erläuterungen zur Nutzung von Mehrfachbüros:

Unter Berücksichtigung der Regelungen und Maßnahmen zum Schutz vor Infektionen ist auch die Nutzung von Doppel- beziehungsweise Mehrfachbüros mit mehreren Personen möglich. Ob im konkreten Fall einer Mehrfachnutzung eines Büros / mehrerer Büros eines Bereiches aus Infektionsschutzsicht angezeigt ist, wird durch eine diesbezüglich zu erstellende Gefährdungsbeurteilung unter möglicher Unterstützung durch die Stabsstellen Sicherheitswesen/Umweltschutz und/oder Betriebsärztlicher Dienst geklärt. (siehe auch „Gefährdungsbeurteilung Schutz gegen Ausbreitung Coronavirus“ auf der Homepage des Sicherheitswesens, https://www.uni-goettingen.de/de/623905.html). Können die Regelungen und Maßnahmen zum Schutz vor Infektionen nicht eingehalten werden, ist eine Kohortenbildung mit Homeoffice (wie im Folgenden beschrieben) als unterstützende Maßnahme empfehlenswert. Die konkrete Ausgestaltung obliegt der/den zuständigen Führungskräften, gegebenenfals in Absprache mit den Stabsstellen Sicherheitswesen/Umweltschutz und/oder Betriebsärztlicher Dienst.

Erläuterungen zur Nutzung von Homeoffice:

Homeoffice kann weiterhin als unterstützendes Mittel zur Umsetzung der Hygienevorschriften dienen, wenn die Arbeitsleistung von zu Hause aus erbracht werden kann und dienstliche Belange wie etwa der Servicegedanke oder anderes dem nicht entgegenstehen. Das heißt konkret, dass die Organisationseinheiten, die bisher überwiegend oder ausschließlich im Homeoffice tätig waren, in der Form zum Normalbetrieb zurückkehren, dass jederzeit eine mindestens anteilige Besetzung vor Ort gewährleistet ist (soweit dies dem Regelbetrieb vor Corona entspricht). Einrichtungsindividuelle Wechselmodelle in jeglicher Form sind zur Einhaltung der Hygienevorschriften gewollt und sind zum Nachvollziehen möglicher Infektionsketten zu verschriftlichen. Es gilt weiterhin, dass Homeoffice nur dann ermöglicht werden kann, wenn die dienstlichen Arbeitsaufträge von zu Hause wahrgenommen werden können. Das heißt, es muss sowohl der Arbeitsplatz an sich für Homeoffice geeignet sein, als auch alle anderen technischen und infrastrukturellen Voraussetzungen unter Beachtung der Informationssicherheitsrichtlinie der Universität und der Datenschutzrichtlinie gegeben sein. Hierzu zählt auch das Vorhandensein der dienstlichen Hard- und Software. Ein Anspruch auf Homeoffice besteht nicht. Für die Gewährung von Homeoffice sind selbstverständlich die urlaubsbedingten Abwesenheiten von Kolleg*innen und die Sicherstellung des Dienstbetriebes zu berücksichtigen.

Für Mitarbeiter*innen, die die Voraussetzungen für Homeoffice erfüllen und aus Hygienegründen nicht vor Ort tätig sein können, gelten darüber hinaus unverändert diese Regelungen:

• Mitarbeiter*innen, die an der Zeiterfassung teilnehmen, erfassen ihre tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten möglichst zeitnah selbständig über ESS. Soweit dies aus dem Homeoffice aus technischen Gründen nicht möglich ist, sind die Zeiten zunächst zu notieren und bei der nächsten Anmeldung im System vor Ort nachzuerfassen.
• Mitarbeiter*innen, die Betreuungspflichten zu übernehmen haben, dürfen Ihre Tätigkeiten in Absprache mit der Führungskraft coronabedingt in Abweichung von der Dienstvereinbarung auch außerhalb des Gleitzeitrahmens leisten. Nacht-, Samstags- und Überstundenzuschlägen fallen jedoch nicht an. Für die Erfassung ist es erforderlich, dass diese Personen an die Personalabteilung (personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de) durch die Führungskraft gemeldet werden. Dabei sind die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes, insbesondere die einzuhaltenden Ruhezeiten zwingend zu beachten.
• Der Aufbau von Gleitzeitguthaben ist im Homeoffice möglichst zu vermeiden. Sofern ein*e einzelne*r Mitarbeiter*in, eine Gruppe von Mitarbeiter*innen oder eine Einrichtung dienstlich begründete Mehrarbeit leisten soll, so ist von der zuständigen Führungskraft ein Antrag auf Überstunden an die Personalabteilung (personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de) zu stellen.
• Sofern Sie teilweise vor Ort und teilweise im Homeoffice arbeiten, gelten die Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Homeoffice nicht als Arbeitszeit.

Erläuterungen Risikogruppe:

Für Personen, die nach RKI als Risikopersonen zählen, gilt unverändert die folgende Regelung:

• Risikogruppen sollte das Fernbleiben vom Arbeitsplatz ermöglicht werden, wenn dort die empfohlenen Arbeitsschutzmaßnahmen nicht eingehalten werden können. Hier ist besonders die Einhaltung eines Mindestabstands von 1,5 m zu anderen Personen oder, wenn dies nicht möglich ist, das Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung aller beteiligten Personen zu berücksichtigen. Büroarbeitsplätze in einem Einzelbüro stellen beispielsweise kein Infektionsrisiko dar.
• Wenn Führungskräfte ihren Mitarbeiter*innen (auch studentischen Hilfskräften) einen sicheren Arbeitsplatz anbieten können, besteht auch für Risikogruppen keine Notwendigkeit, dem Arbeitsplatz fernzubleiben. Bei Fragen zur Einschätzung der Erkrankung eines*r Beschäftigten und/oder zur Gestaltung eines möglichst sicheren Arbeitsplatzes bietet der Betriebsärztliche Dienst Beratung für Führungskräfte und Beschäftigte an.
• Eine ärztliche Bescheinigung, dass eine Person zur Risikogruppe gehört, ist für sich nicht ausreichend, um eine Freistellung von der Arbeit zu erhalten. Vielmehr bedarf es einer Stellungnahme des Betriebsärztlichen Dienstes.

Allgemeine Erläuterungen:

Soweit eine einrichtungsinterne Regelung ausnahmsweise dazu führt, dass eine auf bestimmte Zeit festgelegte Verschiebung der Funktionszeit (zum Beispiel um eine Art Schichtbetrieb zu gewährleisten) der Zustimmung des Personalrates bedarf, ist die wie gewohnt durch die Personalabteilung einzuholen.

Die vorstehenden Regelungen werden kurzfristig angepasst, wenn das jeweilige Infektionsgeschehen und die rechtlichen Regelungen dies erforderlich machen.

Für Fragen zur möglichen Ausgestaltung der Vor-Ort-Arbeitsplätze im Hinblick auf zu beachtende Sicherheitsvorkehrungen stehen Ihnen die Stabsstellen Sicherheitswesen/Umweltschutz und/oder Betriebsärztlicher Dienst zur Verfügung. Arbeitsrechtliche Fragen richten Sie wie immer gern an die Personalabteilung.

Die bisher gewonnenen positiven Erfahrungen (Homeoffice, Telearbeit, Mobiles Arbeiten) sollten genutzt werden, um für alle Beteiligten Verbesserungen zu erreichen.
Eine Dienstvereinbarung Telearbeit wird in nächster Zeit abgeschlossen.

(English translation provided for informational purposes. If the English and German versions allow different interpretations, the German version should be followed).

Regulations on University business on-site and working from home, including the exception of the working time service agreements, at the University of Göttingen from 1 October 2020

Aim: 
The aim of the regulation agreement, which was agreed between the Personalrat (staff council) and the Office, regarding the exemption of the service agreements on working time hours is the gradual transition from reduced teaching and research operations to a predominantly face-to-face operation, in compliance with the applicable rules on distancing and hygiene and through the targeted use of supporting modern working methods, such as working from home or shift work in shared spaces, in order to be able to comply with the hygiene and related requirements imposed by the pandemic.

The national and international situation does not yet permit a return to full university operation on-site, but there is a growing wish and need to return to physical presence. Naturally, compliance with the applicable hygiene and related guidelines plays an important role in this respect. The following regulation was therefore agreed jointly with the Personalrat (staff council):

• Use of individual offices in person is, in general, preferred as a priority, unless other conditions make it impossible to comply with distancing and hygiene regulations.
• Use of shared offices is possible in principle, provided that distancing and hygiene rules can be observed. Adequate ventilation must also be guaranteed.
• Working from home as an additional measure to support infection control if the following conditions are met

Explanatory note on the use of shared offices:
The use of offices containing several people is also possible, taking into account the regulations and measures to protect against infections. Whether multiple-occupancy of an office/several offices in one area is advisable from an infection control point of view in a specific example can be clarified by a risk assessment to be prepared in this respect with possible support from the Safety/Environmental Section or the Betriebsärztlicher Dienst (occupational health). See also “Gefährdungsbeurteilung Schutz gegen Ausbreitung Coronavirus“ (risk assessment protection against the spread of coronavirus) on the homepage of the Safety Section (in German – https://www.uni-goettingen.de/de/623905.html). If it is not possible to comply with the guidelines and measures for protection against infection, the formation of groups with working from home (as described below) is recommended as a supporting measure. The specific design is the responsibility of the appropriate manager(s), if necessary in consultation with the Safety/Environmental Section and/or Betriebsärztlicher Dienst (occupational health).

Explanatory note on working from home (Home Office):
Working from home can continue to serve as a way to support the implementation of the hygiene and distancing regulations if the work can be done from home and if there are no obstacles to this for official reasons such as the need to offer a service in person etc. To be clear, this means that the organisational units that have previously been working mainly or exclusively from home will return to normal operation in such a way that at least a proportion of staff is guaranteed on site at all times (insofar as this corresponds to regular operation before the coronavirus). Shift-changing models, whatever form they take, that are specific to institutes should comply with hygiene and distancing regulations, and must be kept in writing to trace possible chains of infection. It is also the case that working from home can only be possible if the official work assignments can be carried out from home. This means that the working area itself at home must be suitable as an office, and all other technical and infrastructural requirements must be met in accordance with the information security guidelines of the University and the data protection guidelines. This also includes the availability of the hardware and software used for work. There is no automatic right to be allowed to work from home. To permit working from home, absence due to holiday of colleagues and ensuring the smooth running of the business, of course, needs to be taken into account.

For staff who meet the requirements for working from home and cannot work on site for reasons of hygiene and distancing, these regulations continue to apply unchanged:

• Employees who participate in work-time recording should record their actual working hours independently via ESS as soon as possible. If this is not possible whilst working from home for technical reasons, the times must first be noted down and entered in the system on site the next time they log in.
• Employees who have to take over caring responsibilities may, in agreement with the manager, also perform their activities outside the standard flexitime hours in deviation from the service agreement. However, no night, Saturday or overtime bonuses are payable. In order for recording to be enabled, such staff must be reported to the HR Department (personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de) by the manager. The provisions of the Arbeitszeitgesetzes (working hours act), in particular taking breaks, must be observed.
• The accumulation of flexitime credits when working from home is to be avoided as far as possible. If an individual employee, a group of employees or an institution is required to work overtime due to business reasons, the responsible manager must submit an application for overtime to the HR Department (personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de).
• If you work partly on site and partly in your home, journeys between your place of work and your home do not count towards work-time.

Explanatory note regarding at-risk groups:
For people who are counted as being at-risk according to the RKI, the following regulation continues to apply:

• At-risk groups should be allowed to stay away from the workplace if the recommended occupational health and safety measures cannot be observed there. In this case, particular attention must be paid to maintaining a minimum distance of 1.5m from other people or, if this is not possible, to the wearing of a facemasks by all those concerned. For example, a workstation in an individual office does not pose a risk of infection.
• If managers can offer their staff (including student assistants) a safe workplace, there is no need for at-risk groups to stay away from the workplace. The Betriebsärztlichen Dienst (occupational health service) offers advice for managers and employees on how to assess the medical condition of an employee and/or how to design a safe workplace.
• A medical certificate stating that a person belongs to the at-risk group is not sufficient in itself to be granted leave from work. Instead, a statement from the Betriebsärztlichen Dienst (occupational health service) is required.

General explanations:
If an institution-specific regulation exceptionally results in moving the normal working pattern for a certain period of time (e.g. to ensure the operation of some sort of shift system), it requires the approval of the Personalrat (staff council), this must be obtained as usual by the HR Department.

The above regulations will be adjusted at short notice if occurrences of infection and legal regulations make this necessary.

The Safety/Environmental Section and/or Betriebsärztlicher Dienst (occupational health) are available to answer questions regarding the potential design of on-site workplaces with regard to safety precautions. As always, you are welcome to direct any questions regarding employment law to the HR Department.