Dienstreisen – Sachstand ab dem 15. Juni 2020 / Update to business trip regulatiosn from 15 June 2020
Nach Entscheidung der Krisenstabsleitung sind ab 15. Juni 2020 aufgrund der Lockerungsmaßnahmen der Bundes- und Landesregierungen sowie im Vertrauen auf einen verantwortungsbewussten persönlichen Umgang mit dieser besonderen Situation Dienstreisen innerhalb Deutschlands wieder nach dem regulären Genehmigungsverfahren ohne vorherige Zustimmung durch den Krisenstab möglich. Die Beantragung der Dienstreisen sollte möglichst über den Lucom-Dienstreiseantrag erfolgen.
Darüber hinaus werden nicht aufschiebbare Dienstreisen, unter anderem aufgrund von Forschungsarbeiten, insbesondere saisonbedingte Feld- und Geländearbeiten (zum Beispiel Messungen, Probeentnahmen, Auf-/Abbau von Forschungsgeräten), in das europäische Ausland, die Schengen-assoziierten Ländern (Island, Fürstentum Liechtenstein, Norwegen, Schweiz) und in das Vereinigte Königreich nach Einzelfallprüfung und Genehmigungsvorbehalt durch den Krisenstab wieder möglich. Die erforderliche Ausnahmegenehmigung vom Dienstreiseverbot durch den Krisenstab ist frühzeitig, mindestens eine Woche vor Reisebeginn per E-Mail über die Reisekostenstelle (zentrale.reisekostenstelle@zvw.uni-goettingen.de) beim Krisenstab zu beantragen. Entsprechendes gilt für Dienstreisen in den außereuropäischen Raum.
Da einige Länder Einreisesperren oder Sonderkontrollen für bestimmte Personengruppen oder Flüge aus bestimmten Regionen erlassen haben, müssen sich alle Dienstreisenden vor Reiseantritt bei der Botschaft oder dem Konsulat ihres Reiselandes in Deutschland (siehe Homepage des Auswärtigen Amtes: www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/covid-19/2296762) informieren. Alle (Ein)Reise- und Sicherheitshinweise sind zu berücksichtigen. Änderungen der Einreise- und Quarantänevorschriften erfolgen teilweise ohne jede Vorankündigung und mit sofortiger Wirkung, daher obliegt es den Dienstreisenden, die Situation kontinuierlich zu beobachten und sich zu informieren (www.niedersachsen.de/Coronavirus/vorschriften-der-landesregierung-185856.html).
Wir bitten darum, Dienstreisen auf das notwendig Erforderliche zu begrenzen und soweit möglich weiterhin Online-Varianten (Video-Konferenzen) zu nutzen.
Wir appellieren an alle Mitarbeiter*innen, die Hygiene- und Abstandsregeln zur Minimierung des Infektionsrisikos und zu ihrem eigenen gesundheitlichen Schutz selbstverständlich auch auf Dienstreisen einzuhalten. Hierzu haben grundsätzlich die An- und Abreise und die Tätigkeiten vor Ort unter Berücksichtigung der derzeit geltenden Hygiene- und Abstandsregelungen sowie Arbeitsschutzstandards zu erfolgen. Es sind vorrangig der eigene PKW zu nutzen, falls keiner zur Verfügung steht eigene Institutsfahrzeuge oder Mietwagen (in dieser Reihenfolge). Die An- und Abreise kann gemeinsam (maximal zu dritt) erfolgen, wenn ein Fahrzeug verwendet wird, in dem ein Sicherheitsabstand eingehalten werden kann (zum Beispiel Kleinbus).
Die Mitnahme von Studierenden bei Dienstreisen im Rahmen der oben genannten zulässigen Fallkonstellationen ist zulässig, wenn die Abstandsregelungen gewahrt werden können und die Mitnahme zwingend erforderlich ist. Gleiches gilt für die Entsendung von Studierenden gemäß der Reisekosten-Richtlinie für Eingeladene und Entsendete.
Zudem ist der ÖPNV (einschließlich Bahn) als Beförderungsmittel wieder zulässig unter Berücksichtigung der Hygieneregelungen.
Sofern aufgrund der Absage einer Dienstreise Kosten anfallen, wird eine Reisekostenvergütung in Höhe der dienstlich veranlassten notwendigen Kosten für die Reisevorbereitung erstattet. Wir weisen allerdings darauf hin, dass unverzüglich alle Möglichkeiten zu ergreifen sind, die Kosten gering zu halten und bereits eingegangene Verpflichtungen soweit wie möglich rückgängig zu machen. Reisen in Risikogebiete und Gebiete mit Reisewarnung des Auswärtigen Amtes, die als Pauschalreise über einen Reiseveranstalter gebucht wurden, können in der Regel ohne Stornokosten abgesagt werden, wenn die Reise vor Aussprache der Reisewarnung gebucht wurde. Die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung hat ein Merkblatt mit wichtigen Fragen zum Umgang mit Reisen und Reisekostenerstattungen, die im Zusammenhang mit Covid19 stehen, erstellt. Dieses finden Sie unter https://intern.uni-goettingen.de/infocenter/persinf/Documents/R/Hinweise-Dienstreisen-im-Zusammenhang-Covid19.pdf.
Aufgrund der Aufhebung der Reisewarnungen ab 15. Juni 2020 für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, für Schengen-assoziierte Staaten und für das Vereinigte Königreich kann es im Einzelfall dazu führen, dass eine vollständige Kostenerstattung bei Absage der Dienstreise einem zu vertretenen Grund (=persönlicher Grund) nach dem Nds. Reisekostenrecht nicht möglich ist. Hinweis auf einen nicht zu vertretenden Grund der Absage einer Dienstreise und damit der Kostenübernahme durch die Universität stellt dabei die Situation dar, dass in einem Land eine Neuinfiziertenzahl im Verhältnis zur Bevölkerung von mehr als 50 Fällen pro 100 000 Einwohner kumulativ in den letzten sieben Tagen besteht. Diese Zahlen werden u.a. auf den Seiten des RKI, basierend auf Zahlen des European Center for Disease Prevention and Control (ECDC), veröffentlicht.
Für Fragen wenden Sie sich bitte an die Sachbearbeiter*innen der zentralen Reisekostenstelle oder an Marc Andre Kunze als Teamleiter.
Die Krisenstabsleitung wird in naher Zukunft zu erwartende weitere Reiseerleichterungen im Blick behalten und weitere sukzessive Öffnungen des Dienstreiseverkehrs umsetzen. Hierüber erfolgt eine rechtzeitige Information.
(English translation provided for informational purposes. If the English and German versions allow different interpretations, the German version should be followed).
Following the decision of the crisis management team (Krisenstabsleitung), business trips within Germany will be possible once more from 15 June 2020 onwards, in accordance with the standard approval procedure without prior approval by the crisis management team. This is due to the relaxation of measures taken by the federal and state governments and trusting in the responsible approach of individuals to this special situation. If possible, business trips should be applied for via the business travel application on the Lucom Platform.
In addition, business trips that cannot be postponed due to, amongst other reasons, research work and in particular seasonal field and terrain work (e.g. measurements, sampling, assembly/disassembly of research equipment), to European Union countries, Schengen area countries (Iceland, Principality of Liechtenstein, Norway, Switzerland) and the United Kingdom, will again be possible after individual assessments of each case and subject to approval by the crisis management team. The necessary approval to undertake business travel in exceptional circumstances must be sought in good time from the crisis management team, at least one week before the start of the trip by email to the crisis management team via the Travel Expenses Team (Reisekosten, email: zentrale.reisekostenstelle@zvw.uni-goettingen.de). The same applies to business trips to countries outside Europe.
Since some countries have imposed entry bans or special controls on certain groups of people or flights from certain regions, all business travellers must obtain information from the embassy or consulate of their country of travel in Germany before departure. Please check the homepage of the Federal Foreign Office: www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/covid-19/2296762. All travel and safety instructions must be observed. Changes to the entry and quarantine regulations are sometimes made without any prior notice and with immediate effect. It is therefore the duty of those travelling on business to constantly monitor the situation and obtain information (www.niedersachsen.de/Coronavirus/vorschriften-der-landesregierung-185856.html).
We request that business trips be limited to those that are absolutely necessary and that online alternatives (video conferences) continue to be used as much as possible.
We appeal to all staff to observe the hygiene and distancing rules to minimise the risk of infection and for their own health protection on business trips of course as well as at other times. For this reason, arrival and departure and activities on site must always be carried out in accordance with the currently applicable hygiene and distancing regulations and occupational health and safety standards. Priority should be given to using your own car, but if none is available, your local institute vehicles or, lastly, rental cars (in this order). Arrival and departure can be made together (maximum of three) if a vehicle is used in which a safe distance can be maintained (e.g. minibus).
Taking students along on business trips within the conditions of the above-mentioned permitted cases is allowed if the regulations on distancing can be maintained and their presence is absolutely necessary. The same applies to sending students on trips in accordance with the travel cost guidelines for invited and posted students.
In addition, public transport (including rail) is again permissible as a means of transport, with observation of hygiene regulations.
Where expenses are incurred as a result of the cancellation of a business trip, a travel allowance shall be reimbursed at the rate of the costs incurred in making the necessary travel arrangements. However, we would like to point out that all possibilities must be taken immediately to keep the costs low and to cancel obligations already entered into as far as possible. Trips to high-risk areas and areas with a travel warning issued by the Federal Foreign Office, which were booked as a package tour through a tour operator, can generally be cancelled without incurring cancellation costs if the trip was booked before the travel warning was issued. The HR Department has prepared a leaflet with important questions on how to deal with trips and travel expense reimbursements that are related to Covid-19. This can be found at https://intern.uni-goettingen.de/infocenter/persinf/Documents/R/Hinweise-Dienstreisen-im-Zusammenhang-Covid19.pdf.
Due to the lifting of the travel warnings from 15 June 2020 for the member states of the European Union, for Schengen area countries and for the United Kingdom, it may result in individual cases that a full reimbursement of costs in the event of cancellation of the business trip for a justifiable reason (i.e. personal reason) is not possible under the Niedersachsen travel expenses law. An indication of a usually unjustifiable (nicht zu vertretenden) reason for the cancellation of a business trip and thus the University meeting the costs, is the situation in which a country has a cumulative number of newly infected cases per 100,000 inhabitants in relation to the population of more than 50 cases per 100,000 inhabitants in the last seven days. These figures are published on the RKI website, among others, based on figures from the European Centre for Disease Prevention and Control (ECDC).
If you have any questions, please contact the staff members of the Travel Expenses Team (Reisekosten) by email on zentrale.reisekostenstelle@zvw.uni-goettingen.de or Marc Andre Kunze as team leader.
The crisis management team will keep an eye on further changes that will facilitate travel, which are expected in the near future, and implement updated opportunities for business travel. Information on this will be provided in a timely manner.