Anwesenheit / Homeoffice während COVID-19-Stufe 3 (rot) / Attendance onsite/working from home during COVID-19 level 3 (red)
Zusätzliche Informationen für die Stufe 3 (rot) des COVID-19-Stufenplans (Stand: 11. Januar 2021 bis 24. Januar 2021) zur Anwesenheit / Homeoffice
Hinweis: Die Regelung wird gem. § 74 NPersVG vorläufig getroffen. Die Zustimmung des Personalrates wird schnellstmöglich eingeholt.
1. Homeofficegeeignete Arbeitsplätze
Soweit es der Arbeitsplatz und die technischen Voraussetzungen ermöglichen (Arbeitsplatz homeofficegeeignet), ist die Arbeit im Homeoffice wahrzunehmen. Jede Führungskraft hat hier ein nach den Erforderlichkeiten der Einrichtung ausgewogenes Konzept von Präsenz und Homeoffice zu erstellen. Vor dem Hintergrund des Beschlusses der Bundeskanzlerin und der Regierungschef*innen der Länder ist die Präsenz vor Ort auf ein Minimum zu reduzieren.
Die Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit im Homeoffice gelten unverändert fort, das heißt, alle tatsächlich erbrachten Zeiten sind über ESS zeitnah händisch einzutragen. Vor Ort ist unverändert die Arbeitszeit elektronisch zu erfassen.
Sofern aufgrund der dienstlichen Gegebenheiten Mehrfachbüros oder Mehrfachräume von mehreren Personen genutzt werden müssen, ist dies mit der Stabsstelle Sicherheitswesen und Umweltschutz abzustimmen und eine entsprechende Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Je nach Beurteilung wird dann im Einzelfall und nach Rücksprache mit der Personalabteilung das weitere Vorgehen entschieden.
Kann die Arbeit im Rahmen des Homeoffice aufgrund von Betreuungspflichten nicht geleistet werden, sind die geltenden Freistellungsmöglichkeiten oder Erholungsurlaub oder Zeitausgleich zu nehmen.
2. Nicht homeofficegeeignete Arbeitsplätze
Personen, die ihren nicht homeofficegeeigneten Arbeitsplatz in der aktuellen Situation auch vor dem Hintergrund der geltenden Hygiene- und Abstandsregelungen unverändert wahrnehmen können, sind wie gewohnt vor Ort tätig und erfassen ihre Arbeitszeit über das dortige Zeiterfassungsgerät.
Personen, die ihren nicht homeofficegeeigneten Arbeitsplatz in der aktuellen Situation auch vor dem Hintergrund der geltenden Hygiene- und Abstandsregeln ganz oder teilweise nicht wahrnehmen können,
- sind zunächst andere angemessene Tätigkeiten (gegebenenfalls auch homeofficegeeignete Tätigkeiten) innerhalb der Einrichtung oder auch einrichtungsübergreifend durch die Führungskraft zu übertragen.
- Sofern dies nicht möglich ist, sind Guthabenstunden der Rot- und Gelbphase abzubauen.
- Erst nach den unter (1) und (2) genannten Punkten sind diese Personen von der Arbeitsleistung unter den im Folgenden genannten Bedingungen entsprechend freigestellt:
- Von den Dekanats-, Abteilungs- und Stabsstellenleitungen sowie den Leitungen der Zentralen Einrichtungen sind in Form einer Liste diejenigen Personen an die Personalabteilung (per Email an personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de) zu melden, die aufgrund der aktuellen Gegebenheiten (einschließlich der einzuhaltenden Hygiene- und Abstandsregelungen) ihre Arbeit oder anderweitig gemäß (1) übertragene Tätigkeiten nicht entsprechend ihrer individuellen Arbeitszeit vor Ort erledigen können. Soweit vor Ort die Arbeit nur in geringerem Umfang hygienebedingt oder mangels vorhandener Aufgaben von Mitarbeiter*innen erbracht werden kann, kann eine teilweise Freistellung von der Arbeitsverpflichtung erfolgen. Die in dieser und den folgenden Aufzählungen genannten Voraussetzungen und Verfahren gelten entsprechend.
- Die Arbeitszeit wird zentral durch die Personalabteilung in Höhe der individuellen Sollarbeitszeit erfasst.
- Eine zeitlich angemessene Anwesenheit vor Ort ist an mindestens zwei Tagen in der Woche in Absprache mit der Führungskraft und unter Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln verpflichtend. Die Führungskraft hat gegebenenfalls in Absprache mit der Stabsstelle Sicherheitswesen und Umweltschutz eine entsprechende Gefährdungsbeurteilung zu erstellen.
- Die*Der betroffene Mitarbeiter*in bietet im Rahmen ihres*seines individuellen Arbeitszeitmodells ihre*seine Arbeitsleistung an und steht daher entsprechend zur Verfügung. Sollte dies zum Beispiel aufgrund von Betreuungspflichten nicht möglich sein, gelten dieselben Regelungen wie für Personen mit einem homeofficegeeigneten Arbeitsplatz. Es sind dann die Freistellungsmöglichkeiten für die Wahrnehmung von Betreuungspflichten zu nutzen oder Erholungsurlaub oder Zeitausgleich zu nehmen.
English translation provided for informational purposes. If the English and German versions allow different interpretations, the German version should be followed.
Attendance onsite/working from home during COVID-19 level 3 (red)
Additional information for level 3 (red) of the COVID-19 system (from 11 January to 24 January 2021) regarding attendance in person at the workplace or working from home.
Please note: this regulation is made provisionally in accordance with § 74 NPersVG. The approval of the Personalrat (staff council) will be sought as soon as possible.
- Work that can be carried out from home
As far as the conditions at home and the technical requirements allow (ie the home is suitable as a workplace), work shall be carried out from home. Each manager must draw up a balanced plan regarding attendance onsite and working from home according to the requirements of the institution. Bearing in mind the decision of the German Chancellor and the heads of government of the states, onsite presence is to be reduced to a minimum.
The regulations regarding recording working time when working remotely continue to apply unchanged, ie all time actually worked must be entered manually in a timely manner via ESS. Onsite working time should continue to be recorded electronically.
If multiple-occupancy offices or rooms have to be used by several persons due to the requirements of the service, this must be agreed with the Safety/Environmental Unit and a corresponding risk assessment must be prepared. Depending on the assessment, the next steps will be agreed on a case-by-case basis and after consultation with the HR Department.
If the work cannot be done from home due to caring duties, the appropriate options to take leave or annual leave or time-in-lieu must be used.
- If working from home is not possible
If it is not possible to work from home, staff may continue to work on site as usual and record their working time electronically onsite, as long as the appropriate health, hygiene and distancing regulations are followed.
People who cannot perform their duties in whole or in part from home:
- are to be assigned alternative appropriate duties (if necessary, duties that can be carried out from home) within the institution or across the workplace by the manager.
- If this is not possible, hours worked during the red and yellow levels are to be reduced:
- Only after consideration of the two points above should people be released from work under the conditions mentioned below:
- The heads of the deaneries, departments and staff units as well as the heads of the central facilities shall make a list for the HR Department (email: personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de). The list should show those who, due to the current circumstances (including the required health, hygiene and distancing regulations), cannot carry out their duties or alternative duties assigned under the first point in accordance with their individual working hours on-site. Insofar as the work can be carried out to a lesser extent onsite due to hygiene reasons or due to a lack of appropriate tasks, partial release from work duties may be granted. The conditions and procedures mentioned in this and the following apply accordingly.
- The working time is recorded centrally by the HR department to match the individual’s target number of hours.
- Adequate onsite attendance is obligatory on at least two days a week in consultation with the manager and in compliance with health, hygiene and distancing rules. If necessary, the manager must draw up a corresponding risk assessment in consultation with the Safety/Environmental Unit.
- The employee concerned offers his or her work within the framework of his or her individual working time model and is therefore available accordingly. If this is not possible, for example due to caring obligations, the same regulations apply as for persons with a workstation suitable for working from home. In this case, the options to take time off to fulfil caring obligations must be used, or annual leave, or time-in lieu.