Inkrafttreten der Dienstvereinbarung Mobile Arbeit / Service agreement on mobile working

Im Folgenden sind die wesentlichen Aspekte der Dienstvereinbarung kurz zusammengefasst:

Mit der Dienstvereinbarung wird mobiles Arbeiten und nicht Homeoffice eingeführt. Damit ist das Arbeiten nicht nur in der Dienststätte, sondern an jedem anderen Ort innerhalb Deutschlands möglich. Die Bindung an einen häuslichen Arbeitsplatz (wie bei Homeoffice oder Telearbeit) entfällt.
Es werden zwei Modelle der mobilen Arbeit unterschieden: zum einen die alternierende mobile Arbeit und zum anderen die situative mobile Arbeit.
Alternierende mobile Arbeit ist das regelmäßige und nicht nur kurzfristige Arbeiten außerhalb der Dienststätte. Situative mobile Arbeit ist das anlass- oder aufgabenbezogene, nicht dauerhafte und nicht regelmäßige Arbeiten außerhalb der Dienststätte.
Alternierende mobile Arbeit ist maximal mit 50 Prozent der individuellen Arbeitszeit möglich, gemessen an einem Zwei-Wochen-Rhythmus.
Situative mobile Arbeit kann bis zu 20 Prozent der individuellen Arbeitszeit im Kalenderhalbjahr wahrgenommen werden.
Eine Kombination beider Modelle ist möglich, dann darf aber eine Höchstgrenze von 60 Prozent der individuellen Arbeitszeit nicht überschritten werden.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der mobilen Arbeit ist neben den für das mobile Arbeiten geeigneten Aufgaben auch die persönliche Eignung der*des Mitarbeiter*in.
Die erstmalige Gewährung mobiler Arbeit erfolgt zunächst für sechs Monate. Daran kann sich eine befristete Gewährung von längstens drei Jahren anschließen. Erst danach ist eine unbefristete Gewährung möglich. Alle Gewährungen sind widerruflich. Von der sechsmonatigen Erprobung kann abgewichen werden, wenn die*der Antragsteller*in bereits in der Pandemiezeit erfolgreich im Homeoffice gearbeitet hat.
Mobile Arbeit ist zu beantragen (alternierend) oder anzuzeigen (situativ). Hierfür ist ausschließlich das LUCOM-Formular Mobile Arbeit zu verwenden. Sofern ein Antrag auf alternierende mobile Arbeit gestellt wird, gilt damit auch die situative mobile Arbeit als angezeigt, es bedarf keiner eigenständigen Anzeige für situatives mobiles Arbeiten.
Der Antrag oder die Anzeige wird immer für den gesamten Arbeitsplatz einer*s Beschäftigten gestellt. Sollte die*der Beschäftigte mehrere Arbeitsplätze wahrnehmen, ist der Antrag über beide Einrichtungen zu geben, sofern in beiden Einrichtungen mobil gearbeitet werden soll. Wird nur in einer Einrichtung mobil gearbeitet, bedarf es keiner Einbindung der zweiten Beschäftigungsstelle. Grundlage ist also nicht der einzelne Arbeitsplatz, sondern das Arbeitsverhältnis der*des Beschäftigten.
Wird der (ein) Arbeitsplatz gewechselt, ist die gewährte mobile Arbeit mit der neuen Führungskraft abzustimmen. Gegebenenfalls ist ein neuer Antrag zu stellen.
Datenschutz- und informationssicherheitsrechtliche Aspekte einschließlich der universitären Vorgaben für die Nutzung privater Endgeräte etc. sind im Hinweispapier „Datenschutz- und Informationssicherheitsaspekte beim mobilen Arbeiten“ geregelt. Dies ist in allen Fällen zu beachten.
Die telefonische Erreichbarkeit im mobilen Arbeiten ist über die dienstliche Telefonnummer sicherzustellen.
Beschäftigte, die an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, sind nunmehr für das mobile Arbeiten verpflichtet, in ESS als Grund für die manuelle Eingabe „mobile Arbeit“ zu erfassen.
Die Beschäftigten stellen im mobilen Arbeiten sowohl das gegebenenfalls notwendige Mobiliar als auch die technische Infrastruktur (Internetverbindung, Router, Strom) zur Verfügung. Beschäftigte bis einschließlich Entgeltgruppe E8 oder Besoldungsgruppe A8, die glaubhaft machen, dass die Bereitstellung der technischen Infrastruktur eine finanzielle Härte darstellt, können auf Antrag eine individuelle, anteilige Kostenerstattung in Höhe von maximal 180 Euro pro Jahr erhalten.
Die Dienstvereinbarung soll weiterentwickelt werden. Eine Arbeitsgruppe wird zweimal im Jahr über Erfahrungen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten beraten und diese in die Evaluation einbringen.

Auf der neu eingerichteten Seite „Mobiles Arbeiten“ im Intranet (https://intern.uni-goettingen.de/personal/SitePages/Mobiles-Arbeiten.aspx) finden Sie die Dienstvereinbarung, den Link zum Antrag und alle weiteren relevanten Unterlagen.

Um allen Mitgliedern der Universität die Möglichkeit zu geben, sich zunächst mit der neuen Dienstvereinbarung vertraut zu machen, wird der zugehörige LUCOM-Antrag am Montag, 23. Mai 2022, um 14.30 Uhr freigeschaltet. Das Formular finden Sie entweder direkt im Workflowcenter oder über die Intranetseite Mobiles Arbeiten.

Ebenfalls am 23. Mai 2022 wird die Dienstvereinbarung in einer digitalen Informationsveranstaltung (via Zoom) von Präsidium, Personalabteilung und Personalrat in ihren Eckpunkten vorgestellt. Informationen zur Anmeldung und Zuschaltung zu dieser Veranstaltung werden rechtzeitig auf der Intranetseite Mobiles Arbeiten bekanntgegeben.

Des Weiteren werden in der Reihe „Info über Mittag“ zwei Veranstaltungen zum Thema Dienstvereinbarung Mobile Arbeit angeboten. Eine Veranstaltung wendet sich an die Antragsteller*innen (Mittwoch, 1. Juni 2022, 11.30 Uhr) und eine speziell an Führungskräfte (Dienstag, 31. Mai 2022, 12.00 Uhr). Die Anmeldung hierzu finden Sie ebenfalls auf der Intranetseite Mobiles Arbeiten.

Jegliche Fragen und Anregungen rund um das Thema mobiles Arbeiten richten Sie bitte an die dafür eingerichtete Funktions-Emailadresse support-mobilearbeit@zvw.uni-goettingen.de.

Aus den dort eingehenden Fragen und entsprechenden Antworten wird nach und nach ein FAQ-Register aufgebaut.

Mit der Einführung der Dienstvereinbarung Mobile Arbeit wird die Corona-Regelung Homeoffice, die im September 2020 mit dem Personalrat geschlossen wurde, widerrufen. Grundsätzlich gilt daher ab dem 1. Juli 2022 Präsenzpflicht. Für eine Abweichung hiervon ist daher mobile Arbeit anzuzeigen (situativ) oder zu beantragen (alternierend).

Noch ein Hinweis zur Bearbeitung der Anträge:

Aufgrund der Vielzahl der zu erwartenden Anträge kann es zu Verzögerungen bei den Genehmigungen kommen. Anträge, die vor dem 1. Juli 2022 eingegangen und für die Zeit ab 1. Juli 2022 gestellt sind, können antragsgemäß wahrgenommen werden, wenn die zuständige Führungskraft oder die zuständigen Führungskräfte keine Einwände haben. Bei Einwänden der (einer) Führungskraft ist die Gewährung abzuwarten.

The main aspects of the service agreement are briefly summarised below:

The service agreement is about mobile working and not working from home. This means that working is not just possible at the workplace, but at any other location within Germany. The requirement for an office within the home (as with working from home or “teleworking”) no longer applies.
A distinction is made between two models of mobile working: alternierend and situativ.
Alternierend mobile working is regular and covers more than just short-term work outside the workplace. Situativ mobile working depends on the occasion or task, and refers to working outside the workplace but not on a permanent or regular basis
Alternierend mobile working is possible with a maximum of 50 per cent of the individual working time, measured on a two-week cycle.
Situativ mobile working can be performed up to 20 per cent of an individual’s working time in a calendar half-year.
A combination of both models is possible, but then a maximum limit of 60 per cent of the individual working time may not be exceeded.
The prerequisite for participation in mobile working is, in addition to the fact that work tasks can be carried out, the personal suitability of the employee.
Mobile working is initially granted for six months. This may be followed by a limited period of up to three years. Only after that time will it be possible to agree to mobile working on an open-ended basis. All agreements may be cancelled. The six-month trial period may be waived if the applicant has already worked successfully from home during the pandemic period.
Mobile working must be applied for (alternierend) or rnotified (situativ). Only the LUCOM form Mobile Arbeit is to be used for this purpose. If an application for alternierend mobile working is submitted, situativ mobile working is also considered to be notified; no separate notification of situativ mobile working is required.
The application or notification is always made for the entire workplace of an employee. If the employee has several workplaces, the application must be submitted via both institutions if mobile working is to be carried out in both institutions. If mobile working is only to be carried out in one institution, the second place of employment does not need to be involved. The basis is therefore not the individual workplace, but the employment contract of the member of staff.
If the (one) workplace is changed, the mobile working granted must be agreed with the new manager. If necessary, a new application must be submitted.
Issues regarding data protection and information security, including University requirements for the use of private devices etc, can be found in “Datenschutz- und Informationssicherheitsaspekte beim mobilen Arbeiten” (“Data protection and information security aspects of mobile working”, chapters available in English on this page by scrolling down to “Topics”). This must be observed in all cases.
Staff must be available by telephone in mobile working via their official telephone number.
Staff who record their worktime online are now obliged to enter „mobile Arbeit“ as the reason for online entries in ESS.
Employees will need to provide any required furniture as well as any required technical infrastructure (internet connection, router, electricity) for mobile working. Employees up to and including pay group E8 or grade A8 who credibly demonstrate that the provision of the technical infrastructure represents a financial hardship may, upon application, receive an individual, pro rata reimbursement of costs amounting to a maximum of 180 euros per year.
This service agreement is subject to further updates. A working group will consult twice a year about experiences and options for its development and consider these.

On the newly established „Mobiles Arbeiten“ page on the intranet (https://intern.uni-goettingen.de/personal/SitePages/Mobiles-Arbeiten.aspx) you will find the service agreement, the link to the application form and all other relevant documents.

In order to give all members of the University the opportunity to first familiarise themselves with the new service agreement, the relevant LUCOM application will be released on Monday 23 May 2022 at 14:30. The form can be found either directly in the Workflowcenter or via the „Mobiles Arbeiten“ intranet page.

Also on 23 May 2022, the key points of the service agreement will be presented in an online information event (via Zoom) by the Presidential Board, Human Resources Department and Personalrat. Information on registration and access to this event will be announced in good time on the “Mobiles Arbeiten” intranet page.

Furthermore, two events on the topic of the service agreement on mobile working will be offered in the series „Info über Mittag“. One event is aimed at applicants (Wednesday 1 June 2022 at 11:30) and one specifically at managers (Tuesday 31 May 2022 at 12:00). You can also find the registration form on the intranet page “Mobiles Arbeiten”.

Please send any questions and suggestions on the topic of mobile working via e-mail to: support-mobilearbeit@zvw.uni-goettingen.de, which has been set up for this theme.

A list of FAQs will gradually be compiled from the questions received and corresponding answers.

With the introduction of the service agreement on mobile working, the coronavirus rules about working from home, which was agreed by the Personalrat in September 2020, will no longer apply. In principle, therefore, attendance on site will be required from 1 July 2022 unless there has been a notification made of situativ mobile working or an application made for alternierend mobile working

Please note, regarding processing applications:

Due to the large number of applications expected, there may be delays in approving these. Applications received before 1 July 2022 and submitted for the period from 1 July 2022 onwards can be treated in accordance with the application if the appropriate manager or managers have no objections. In the event of objections by one of these, approval will have to be delayed.