Homeoffice / working from home
Die Universitätsleitung hat gemeinsam mit dem Personalrat beschlossen, die aktuelle Regelung zum Homeoffice bis zum 30.09.2020 aufrechtzuerhalten. Die Festlegung auf dieses Datum soll Einrichtungen und Mitarbeiter*innen Planungssicherheit geben und berücksichtigt zudem, dass derzeit noch nicht klar ist, wie sich nach den Schulferien die Infektionszahlen entwickeln und welche Anforderungen an Kinderbetreuung sich daraus ergeben.
Tätigkeiten, die von zu Hause nahezu vollständig wahrgenommen werden können, können weiterhin im Homeoffice durchgeführt werden. Selbstverständlich sind hier die urlaubsbedingten Abwesenheiten von Kolleg*innen und die Sicherstellung des Dienstbetriebes zu berücksichtigen
Da das universitäre Leben nunmehr nach und nach wieder stärker in Präsenz stattfindet, liegt es in der Verantwortung einer jeder Einrichtung, das richtige Verhältnis von Homeoffice und Anwesenheit vor Ort zu finden.
Folgende Regelungen gelten in Bezug auf Homeoffice weiter:
Mitarbeiter*innen, die aufgrund der Gegebenheiten des Heimarbeitsplatzes oder anderer fehlender Voraussetzungen nicht nahezu vollständig im Homeoffice tätig sein können, sind unter Beachtung der geltenden Hygieneregelungen in den Räumlichkeiten der Universität tätig.
Mitarbeiter*innen, die vor Ort tätig sind, benutzen in gewohnter Weise die Zeiterfassungsgeräte. Mitarbeiter*innen, die im Homeoffice tätig sind, erfassen ihre tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten möglichst zeitnah selbständig über ESS. Soweit dies aus dem Homeoffice aus technischen Gründen nicht möglich ist, sind die Zeiten zunächst zu notieren und bei der nächsten Anmeldung im System vor Ort nachzuerfassen.
Die Dienstvereinbarung Arbeitszeit gilt uneingeschränkt. Die Arbeitsleistung ist damit grundsätzlich im Rahmen von 6 bis 20 Uhr von Montag bis Freitag zu erbringen. Mitarbeiter*innen, die ihre Arbeitsleistung überwiegend im Homeoffice erbringen können und Betreuungspflichten zu übernehmen haben, dürfen diese in Absprache mit der Führungskraft coronabedingt in Abweichung von der Dienstvereinbarung auch außerhalb des Gleitzeitrahmens leisten. Nacht-, Samstags- und Überstundenzuschlägen fallen jedoch nicht an. Für die Erfassung ist es erforderlich, dass diese Personen an die Personalabteilung (personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de) durch die Führungskraft gemeldet werden. Dabei sind die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes, insbesondere die einzuhaltenden Ruhezeiten zwingend zu beachten.
Der Aufbau von Gleitzeitguthaben ist im Homeoffice möglichst zu vermeiden. Sofern ein*e einzelne*r Mitarbeiter*in, eine Gruppe von Mitarbeiter*innen oder eine Einrichtung dienstlich begründete Mehrarbeit leisten soll, so ist von der zuständigen Führungskraft ein Antrag auf Überstunden an die Personalabteilung (personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de) zu stellen.
Sofern Sie teilweise vor Ort und teilweise im Homeoffice arbeiten, gelten die Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Homeoffice nicht als Arbeitszeit.
Soweit eine einrichtungsinterne Regelung ausnahmsweise dazu führt, dass eine auf bestimmte Zeit festgelegte Verschiebung der Funktionszeit (zum Beispiel um eine Art Schichtbetrieb zu gewährleisten) der Zustimmung des Personalrates bedarf, ist die wie gewohnt durch die Personalabteilung einzuholen.
Im Laufe des Septembers wird die Universitätsleitung vor dem Hintergrund der Vorgaben des RKI beziehungsweise der Bundes- und Landesregierung über die Regelungen zum Homeoffice nach dem 30.09.2020 entscheiden.
University Management, together with the Personalrat (Staff Council), has decided to maintain the current regulations for working from home until 30 September 2020. Choosing this date is intended to give institutions and employees some security in their planning and also takes into account that it is not yet clear how the infection rates will develop after the school holidays and that childcare will therefore continue.
Specifically, this means that workplaces that can operate almost completely from home can continue to work in this way. Of course, the holiday-related absences of colleagues and ensuring the coninuation of University services must be taken into account here.
Because university life has gradually been returning to normal, it is the responsibility of each institution to find the right balance between working from home and ensuring a local presence.
The following regulations continue to apply with regard to home office:
Employees who cannot work almost entirely from home due to their circumstances at home or some other lack of facilities should be are employed on the premises of the University in accordance with the appropriate hygiene and distancing regulations.
Employees who work on site should use the time recording system in the usual way. Employees who work from their home should record their actual working hours independently via ESS as soon as possible. If this is not possible from their home for technical reasons, the times must first be noted down and entered in the system on site the next time they log on.
The working-time agreement applies without restrictions. In principle, staff should carry out their work within the timeframe of 6:00 to 20:00 from Monday to Friday. Employees who can perform their work mainly at home and have to take over care duties may, in agreement with their manager, also perform these duties outside the flexitime framework departing from the usual working-time agreement. However, no night, Saturday or overtime bonuses are payable. In order to be recorded, these persons must be reported to the HR Department (personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de) by their manager. The regulations of the Arbeitszeitgesetzes (working time directive), in particular the rest periods, must be observed.
The accumulation of flexitime credits should be avoided when working from home as far as possible. If an individual employee, a group of employees or an institution is required to work overtime for business reasons, the responsible manager must submit an application for overtime to the HR Department (personalorganisation@zvw.uni-goettingen.de).
If you work partly on site and partly from home, journeys between your workplace and home should not be counted towards working time.
Should an institution’s own guidelines lead to a delay – as an exception – in the normal working shift of a staff member for a certain period of time (for instance to ensure a change of shifts between staff), this requires the approval of the Personarat (staff council), and this must be obtained as usual from the HR Department.
During September, the University Management will decide on the regulations concerning working from home after 30 September 2020 in light of advice from the RKI or the federal and state governments.