Ausschlussfrist bei der Beantragung von Reisekosten bei Nichtantritt von Dienstreisen / Deadline for claiming travel expenses in the event of non-commencement of business trips
Die Ausschlussfrist für die Beantragung einer Reisekostenerstattung beträgt auch in Zeiten von Corona weiterhin sechs Monate (§ 19 Abs. 2 Nds. Reisekostenverordnung).
Bitte beachten Sie, dass bei nicht angetretenen Dienstreisen, die Ausschlussfrist für die Abrechnung bereits entstandener Reisekosten schon mit Ablauf des Tages beginnt, an dem der*die Antragsteller*in erfährt, dass die Dienstreise nicht angetreten wird. Konkret ist damit die Mitteilung (universitätsintern oder extern) über die Absage der Dienstreise entscheidend. Universitätsintern kann dies zum Beispiel das generelle Dienstreiseverbot vom 13.März 2020 sein. Ab dem auf das auslösende Ergebnis folgenden Tag läuft dann Ihre Ausschlussfrist von sechs Monaten zur Beantragung von Reisekosten. Das ursprüngliche Reisedatum ist hierbei nicht von Bedeutung.
Wir möchten frühzeitig auf diese Ausschlussfrist hinweisen, da diese im Einzelfall bereits im August oder September 2020 enden könnte. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich an Ihre dezentrale Reisekostenstelle oder an Herrn Kunze als Teamleiter der Zentralen Reisekostenstelle.
The cut-off period for applying for travel reimbursement is still 6 months even in these times of the coronavirus (§ 19 para. 2 Nds. Reisekostenverordnung). Please note that in the case of business trips that are not taken, the cut-off period for the reimbursement claim of travel expenses already incurred begins at the end of the day on which the applicant learns that the business trip will not be taken. In concrete terms, the notification (internal or external to the University) of the cancellation of the business trip is the determining factor. Within the University, this could be, for example, the general ban on business trips of 13 March 2020. From the day following this event, your 6-month deadline for applying for travel expenses begins. The original trip date is not significant in this situation.
We wanted to draw your attention to this cut-off period at an early stage, as for some individuals it could end in August or September 2020. If you have any questions, please contact your local travel expenses team or Mr Kunze as Team Leader of the central Travel Expenses Team.